I nostri caffè sono conversazioni brevi e informali. Quindici minuti, un paio di volte al mese, per esplorare nuovi e diversi punti di vista, guardare cosa c’è “fuori” e farci ispirare. Le dirette sono alle 11 di mattina su LinkedIn: puoi seguire la nostra pagina per tutti i nuovi appuntamenti.
Abbiamo preso un caffè con Alfredo Carlo, founder di Housatonic. We Make It Easy, agenzia di facilitazione grafica.
Con lui abbiamo parlato dell’importanza della trasparenza e degli strumenti grazie a cui le persone possano non solo condividere operatività e risultati, ma anche collaborare a un’organizzazione collettiva.
Qui sotto riportiamo un breve riassunto della conversazione. Se preferisci, puoi preparare un caffè e passare alcuni minuti con noi, riguardando il video.
COSA SIGNIFICA DAVVERO COLLABORARE?
Una delle cose più difficili in azienda è costruire sistemi che facilitino la collaborazione. Già prima della pandemia era complesso aprire spazi di reale condivisione della conoscenza; oggi ci troviamo a operare in condizioni di maggiore isolamento e le organizzazioni rischiano di diventare un insieme di individui che lavorano singolarmente e in modo verticale su singoli progetti, senza la possibilità di aprirsi a nuove idee o soluzioni.
Adottare tecnologie abilitanti è solo una parte della soluzione: per quanto funzionali, i software di collaborazione rischiano di diventare solo luoghi in cui ognuno condivide la propria parte di lavoro, senza che ci sia uno scambio, un dialogo arricchente. Ma come lavorare alla costruzione di una conoscenza collettiva? E perché ci può venire in aiuto la facilitazione grafica?
Lo scribing nasce per visualizzare le conversazioni ed è una delle tecniche nate per facilitare lo scambio di informazioni e il dialogo nelle grandi organizzazioni. Il concetto che sta alla base di tutte queste tecniche è che – in sistemi complessi – nessun singolo individuo possiede “la” soluzione, ma solo una parte: a fare davvero la differenza è il “group genius”, il genio che deriva dall’esperienza collettiva.
UN VALORE FONDAMENTALE: LA TRASPARENZA
Oltre alla visione “a silos” esiste un altro rischio, legato all’overload informativo: come superarlo e fare in modo che la condivisione porti valore e non crei confusione e disorientamento?
Alla base di tutto serve una cultura organizzativa basata sulla trasparenza.
Se nessuno ha bisogno di sapere tutto, è altrettanto vero che ogni lavoratore ha bisogno di sapere ciò che è utile: i dati e le informazioni devono essere a disposizione e accessibili in modo trasparente. Ciò vale a tutti i livelli, dalle informazioni sul singolo progetto all’andamento economico dell’azienda a valori e macro-obiettivi comuni.
Quando questa trasparenza si realizza (con strumenti tecnologici o con momenti di incontro) ogni collaboratore può muoversi in autonomia, secondo le proprie competenze e il proprio ruolo.
Questo comporta diversi vantaggi per gli individui:
- la percezione che ogni voce è ascoltata e può apportare valore;
- la possibilità di fare affidamento sulle idee degli altri, e il poter chiedere e ottenere aiuto;
- la consapevolezza del quadro complessivo dentro cui inserire il proprio lavoro, il senso generale che orienta l’operatività;
Di conseguenza aziende e team diventano contesti in cui si lavora insieme oltre le gerarchie, con la possibilità di contaminarsi a vicenda e di lavorare in modo fluido.
GLI STRUMENTI PIÙ IMPORTANTI: LA FLESSIBILITÀ E IL TEMPO
L’applicazione di questi concetti non è utile solo nell’ambito di lavori creativi. Ad esempio per un team di ingegneri al lavoro su una componente dell’ala di un aereo può essere molto utile lo scambio e la condivisione di idee e soluzioni con il team di chi ne disegna l’architettura interna: team solitamente separati hanno solo da guadagnare nel lavorare insieme e avere visibilità del lavoro degli altri.
Quali sono allora delle prassi da applicare concretamente in azienda, e senza bisogno di grandi investimenti?
- Circle-Up mattutino. Gli allineamenti e le riunioni interne possono sembrare a volte perdite di tempo; ma dedicare un momento alla condivisione – anche solo 10 minuti ogni mattina – ha enormi vantaggi sia in senso organizzativo sia relazionale. Uno slogan riassuntivo potrebbe essere “Vai lento per andare veloce”: prendere il tempo per condividere aiuta il lavoro di tutti.
- Team ”liquidi". Le nuove idee, le soluzioni giuste arrivano anche dal mescolare team, ruoli, professionalità, competenze. Anche organizzazioni con sistemi di Project Management molto strutturati possono avere delle dinamiche molto flessibili (è il concetto dell’organizzazione ambidestra).
- Feedback, celebrare, prendere una pausa. C’è qualcosa di molto utile nel fermarsi alla fine di ogni progetto e valutare “com’è andata”. Scambiarsi feedback, condividere soluzioni e criticità, celebrare i successi di tutti.
Se vuoi raccontarci la tua esperienza, approfondire i temi dell’intervista o suggerirci nuove conversazioni, scrivici a pausa.caffe@zetaservice.com
Puoi riguardare tutta la conversazione con Alfredo Carlo qui sotto. Buon caffè!