Comunicazione interna aziendale: come gestirla al meglio

A COSA SERVE LA COMUNICAZIONE AZIENDALE INTERNA E PERCHÈ È DIVENTATA UNA PRIORITÀ

Siamo abituati a considerare la comunicazione come un’attività collegata al marketing, all’attività commerciale, al business; eppure la comunicazione interna aziendale è sempre più una sfida anche per le funzioni HR che hanno il compito di veicolare messaggi importanti all’interno dell’azienda e di trasmettere il valore delle iniziative, delle attività e delle comunicazioni che promuovono.

Avere i giusti strumenti di comunicazione organizzativa è centrale per molte ragioni:

1. Tenere tutti al passo rispetto ai cambiamenti grandi e piccoli in azienda, e dare meno peso alle “voci di corridoio”. Le persone parlano, ma canali informali, voci e pettegolezzi potrebbero favorire interpretazioni della realtà non veritiere. Una comunicazione interna efficace fa sì che le notizie vengano date sempre prima dall’azienda.
2. Dare strumenti giusti alle persone, come nel caso dell’introduzione di nuovi sistemi o processi: sapere sempre dove e come reperire le informazioni operative, o rispetto alla struttura aziendale, serve a ridurre la confusione e la visione a silos.
3. Lavorare su Engagement e senso di appartenenza: soprattutto per chi ha lavorato a distanza e con piccoli team “l’azienda” può essere un concetto astratto. La comunicazione interna aziendale diventa allora il modo migliore per lavorare su Employer Branding, cultura, valori e comportamenti attesi.
4. Costruire la “voce” dell’azienda anche grazie all’esempio: avere molti esempi di “come parla” un’organizzazione (ad esempio con un tono più o meno formale, più o meno tecnico nei contenuti) aiuta le persone ad adottare lo stesso atteggiamento anche con clienti interni ed esterni.

Le funzioni HR possono solo guadagnare da un approccio più strutturato alla comunicazione interna, anche per favorire la buona riuscita dei progetti formativi o organizzativi che porta avanti.

Quante volte un progetto di valore, a cui sono state dedicate tante risorse ed energie, non raccoglie le adesioni sperate?

Non limitarsi a una comunicazione “tecnica” (es: data e ora degli incontri e dei meeting) ma lavorare su una comunicazione più calda, umana, attenta ai bisogni delle persone, può favorire la buona riuscita dei progetti e aiutare gli HR ad accreditarsi come funzione chiave in azienda.

L’IMPORTANZA DI CONOSCERE I DIPENDENTI PER MIGLIORARE LA COMUNICAZIONE INTERNA

Il primo passo per costruire sistemi strutturati di comunicazione interna aziendale è l’ascolto delle persone. Come nella comunicazione esterna è indispensabile conoscere e studiare il target per la creazione di una strategia efficace, allo stesso modo l'HR ha necessità di ascoltare le persone sia in modo informale sia in modo strutturato con interviste, survey, focus group e lavorando di comune accordo con i manager, per passare il messaggio relativo all’importanza delle iniziative di formazione e sviluppo per il lavoro delle persone.

Deve quindi essere sempre chiaro “a chi stiamo parlando”, secondo diverse prospettive:

• Caratteristiche anagrafiche personali, quali genere, età, livello di istruzione, e aziendali, come la distribuzione in diverse sedi sul territorio: ciò che è scontato per chi lavora in headquarter potrebbe non esserlo affatto anche solo a pochi chilometri di distanza!
• Ruolo in azienda – ad esempio per prevedere comunicazioni con tempi, linguaggi e contenuti diversi per collaboratori e manager.
• Dipartimento o funzione: ogni parte di azienda ha le sue specificità, e lo stesso messaggio potrebbe avere bisogno di approfondimenti o linguaggi diversi a seconda che sia rivolto ad amministrazione, IT, produzione, commerciali, ecc.

Inoltre spesso in azienda – se non nelle multinazionali o nelle aziende molto strutturate – la funzione di comunicazione interna non è unica, ma suddivisa tra Direzione e Management, HR, Marketing, IT. Anche in mancanza di un coordinamento unico è tuttavia necessario mappare gli strumenti della comunicazione interna e le attività di altri soggetti.

Per gestire al meglio la propria attività HR si dovrebbe quindi avere chiarezza:

• di quali siano in azienda tutti i canali di comunicazione, e usare quelli appropriati per ogni diversa occasione. Non solo email e intranet ma anche piattaforme di collaborazione come Teams, gli spazi fisici aziendali, la presenza di eventuali meeting con la totalità o parte della popolazione.
• delle attività di comunicazione degli altri stakeholder, per evitare sovrapposizioni.

MODELLI E VALORI DI COMUNICAZIONE

Per impostare un buon piano di comunicazione interna non basta avere chiarezza dei canali, dei linguaggi da usare e dei contenuti da veicolare. Per comunicare in modo efficace l’inizio di un progetto importante – come una riorganizzazione aziendale, l’implementazione di un nuovo sistema informatico, l’introduzione di un sistema di gestione della performance - bisogna fare in modo che le persone coinvolte nel processo siano «a bordo». Una comunicazione non ben focalizzata può portare facilmente ad un atteggiamento di chiusura e rifiuto.

Come superare le resistenze e stimolare supporto attivo rispetto al processo in atto?

Il primo passo consiste nel portare a bordo i dirigenti e stimolare la loro sponsorship verso il progetto, condividendone le finalità.

Il secondo passo riguarda estendere questo ingaggio ai middle manager, protagonisti, insieme ai dirigenti del percorso formativo.

Dobbiamo poi informare con chiarezza tutta la popolazione: il modo in cui viene comunicato il progetto ha effetti sostanziali su motivazione, coinvolgimento, sull’atteggiamento delle persone nei confronti del percorso, e di conseguenza sulla buona riuscita di tutte le attività.

Uno sforzo di comunicazione adeguato comunica l’attenzione e l’importanza che l’azienda intende dare al progetto, e stimola una partecipazione attiva e consapevole ad un percorso visto come parte integrante del proprio lavoro.

Una volta ottenuta l’attenzione delle persone, è importante mantenere alta la soglia di coinvolgimento: sviluppare e applicare nuovi comportamenti richiede un lavoro quotidiano su di sé e sulle proprie abitudini, atteggiamenti, resistenze mentali.

Dobbiamo poi considerare che il lancio di un progetto non è l’unico momento di comunicazione, è indispensabile considerarne anche altri.

Un piano di comunicazione interna per HR dovrà ad esempio prevedere:

• un accompagnamento alle attività formative, ad esempio con contenuti che riportano alla memoria quanto già affrontato in aula, consolidando l’apprendimento e facilitando la riflessione e l’applicazione delle competenze nella pratica lavorativa.
• in caso di survey (come ad esempio analisi di clima) va sempre prevista la restituzione dei risultati, con documenti più o meno approfonditi o infografiche, che comprendano un piano di azioni successive.
• in caso di progetti di cambiamento quali introduzione di nuovi sistemi o processi, o di un nuovo regolamento, i cambiamenti vanno introdotti gradualmente, e comunicati nel corso di un piano di comunicazione esteso nel tempo. Va inoltre lasciata sempre aperta la possibilità di ricevere feedback, e di dare alle persone un riscontro rispetto all’esito delle proposte fatte.

METODI E SUGGERIMENTI PRATICI PER GESTIRE LA COMUNICAZIONE INTERNA

Come può la funzione HR migliorare l’efficacia della propria comunicazione interna?

Il primo punto è sicuramente collaborare con la funzione Comunicazione e marketing, con gli stakeholder interni o con i fornitori delle società di consulenza partner per coordinare le attività e utilizzare gli strumenti adatti per ogni tipo di comunicazione.

Rispetto al linguaggio e ai contenuti proponiamo tre semplici consigli:

• Semplificare. Quanto più un messaggio è semplice tanto più facilitiamo l’interlocutore nel comprenderne il contenuto e l’importanza, soprattutto nella comunicazione scritta. Evitiamo linguaggio tecnico o troppo formale, mail lunghe e dispersive. La sintesi e la semplicità sono fondamentali: molto spesso parliamo a persone già sommerse da tante altre comunicazioni.
• Cercare l’attenzione. Le persone danno priorità a ciò che li colpisce, a qualcosa di diverso rispetto a quello che sono abituati a sentire. In azienda non sempre è possibile o necessario essere provocatori, ma cerchiamo di stimolare curiosità e interesse anche mettendoci nei panni di chi legge.
• Call to action. Dopo aver conquistato l’interesse delle persone stimoliamo un’azione, ovvero chiediamo un riscontro pratico e semplice rispetto al messaggio.

Riassumendo un buon piano di comunicazione interna aziendale deve prevedere:

• Una comunicazione chiara e semplice tramite email, intranet o altre piattaforme di collaborazione, messaggi cartacei o spazi fisici in azienda;
• Per progetti importanti prevediamo incontri di kick off e di aggiornamento in cui coinvolgere anche i manager delle persone coinvolte
• Mantenere aperti canali di comunicazione, feedback, proposte e segnalazione criticità – non solo ascoltare ma rispondere in modo tempestivo a tutte le persone.
• Prevedere momenti di aggiornamento e follow up, eventualmente monitorando i KPIs individuati.