Job description, job profile e job analysis sono strumenti fondamentali nelle mani delle risorse umane per selezionare nel modo più efficace e veloce nuove figure professionali, ma anche per valutare le performance dei dipendenti attuali rispetto alle esigenze dell’azienda.
La competitività del contesto attuale e le continue trasformazioni tecnologiche, infatti, stanno spingendo le aziende a valorizzare al massimo le persone e le loro competenze, sia per trattenere i talenti di cui dispongono sia per svolgere attività di recruiting di nuovi talenti quando necessario (Il Sole 24 Ore).
Per questo motivo, saper usare nel modo giusto la job description, la job profile e la job analysis consente alle HR di:
- Valutare le posizioni aziendali
- Sviluppare programmi di formazione
- Attivare sistemi di benefits
Ma a cosa ci si riferisce con ognuno di questi termini e quali sono le differenze? Vediamolo di seguito.
Qual è la relazione tra job analysis, job profile e job description?
Job analysis, job profile e job description rappresentano 3 strumenti distinti ma strettamente interconnessi tra loro, in quanto devono essere elaborati in modo sequenziale per essere realmente efficaci.
In particolare, da un’attenta e scrupolosa job analysis si possono costruire efficaci job profile e job description. Vediamo le caratteristiche specifiche di ciascuna.
Cosa si intende per job analysis: definizione e caratteristiche
Con job analysis si indica un processo di analisi e raccolta di informazioni necessario per valutare e conoscere in maniera approfondita una posizione lavorativa in termini di:
- Titoli e qualifiche
- Compiti e mansioni svolte
- Ruolo gerarchico
- Competenze, abilità e skill
- Doveri e responsabilità
In questo modo è possibile identificare le peculiarità di ciascuna posizione lavorativa, individuare le differenze e le relazioni gerarchiche fra le figure aziendali e costruire così l’organigramma dell’azienda.
La job analysis può essere condotta tramite intervista, osservazione diretta o somministrazione di test e rappresenta, come detto, la fase preliminare alla realizzazione della job profile e della job description.
Cosa si intende per job profile: definizione e caratteristiche
Un processo di job analysis eseguito a regola d’arte consente di delineare una job profile accurata e puntuale. Cosa significa esattamente? La job profile non è altro che la scheda riassuntiva, dedotta dalla job analysis, del profilo ideale per ricoprire una posizione aziendale, e contiene dati quali:
- Compiti e mansioni
- Caratteristiche psicoattitudinali e personali
- Hard e soft skill
- Esperienze e qualifiche
- Standard di performance attesi
- Riporto gerarchico all’interno dell’azienda
La job profile è quindi uno strumento solitamente usato dalle risorse umane per svolgere le attività di recruiting, ma viene anche applicato in caso di:
- Riorganizzazione aziendale
- Promozioni e avanzamenti di carriera
- Attività di formazione
A differenza della job description, che vedremo adesso, la job profile è uno strumento interno all’azienda che serve alle HR e al datore di lavoro per prendere decisioni oculate e oggettive.
Cosa si intende per job description: definizione e caratteristiche
Il termine job description è spesso confuso e usato in maniera alternativa a job profile, ma in realtà i due strumenti sono differenti e sequenziali. La job description viene redatta in seguito alla job analysis e alla job profile, ed è la descrizione dettagliata delle mansioni e delle responsabilità di un profilo aziendale.
In una job description eseguita a regola d’arte si trovano quindi indicati:
- Job title
- Informazioni sull’azienda
- Compiti e responsabilità
- Competenze principali per il ruolo
- Riporti gerarchici
- Salario e altri benefit
La job description rappresenta la base su cui costruire un annuncio per la ricerca del personale. Una job description esaustiva, infatti, consente ai candidati di capire subito se la posizione è in linea con le proprie competenze e aspirazioni, e ai recruiter di ricevere candidature più fedeli al job profile ideale.
Oltre che per l’attività di recruiting, le job description possono essere raccolte e costituire un mansionario aziendale, grazie al quale poter valutare in modo oggettivo ogni posizione aziendale. Una valutazione utile non solo in ottica di produttività della persona che ricopre quel ruolo ma anche per monitorare la congruenza tra organizzazione e obiettivi aziendali.
Job description, job profile e job analysis: perché sono importanti?
Come hai potuto vedere, job description, job profile e job analysis sono strumenti importanti perché aiutano le aziende e le risorse umane nella profilazione delle mansioni e nella ricerca del personale, ma anche nel valutare le performance dei dipendenti e il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Un loro buon utilizzo consente all’azienda di individuare la persona giusta per ogni posizione lavorativa e questo significa avere dipendenti soddisfatti, performanti e quindi ridurre il tasso di turnover.
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