Cos’è una exit interview?
La exit interview, o colloquio di uscita, è uno degli strumenti di retention più preziosi per hr in ottica di miglioramento continuo e di contenimento del fenomeno delle dimissioni.
Il colloquio d’uscita è un momento di ascolto particolare, che serve a conoscere in profondità l’organizzazione, individuare eventuali aree grigie e apportare cambiamenti per ridurre la perdita di capitale umano e di know how.
La exit interview è un colloquio a tutti gli effetti in cui viene raccolto il vissuto relativo all’employee life cycle, fino ad includere la progettualità futura che si realizzerà nel nuovo posto di lavoro.
Questo momento si colloca al termine del ciclo di vita del dipendente e consente di avere una finestra di osservazione privilegiata: la risorsa, spogliata dal “condizionamento” del commitment aziendale, di cui fino a pochi giorni prima faceva tesoro, porta un racconto aperto e oggettivo di chi ha osservato l’organizzazione da dentro.
Allo stesso tempo, la exit interview, possiede un valore psicologico importante per la persona che, al termine di un progetto, rivede il suo percorso, ne sancisce i momenti di svolta e prende consapevolezza ancor più chiara del proprio contributo.
Si trasforma, quindi, in un momento in cui la risorsa lascia un'ultima azione di valore all’azienda che sta lasciando.
Come si conduce una exit Interview?
Un colloquio d’uscita deve comporsi di questi tre elementi fondamentali:
- deve essere vissuto come uno spazio neutro da chi lo conduce e dal dipendente. Per questo non deve essere condotto dal manager ma da una figura hr oppure da un consulente hr di fiducia per l’azienda che possa farsi garante dello spazio di neutralità;
- è essenziale motivare al dipendente le motivazioni del colloquio e fargli comprendere l’importanza dello stesso, che si traduce come un’occasione unica di valorizzazione del suo vissuto aziendale ed eredità preziosa per chi resta;
- la forma deve essere quella di un dialogo aperto, guidato da macroaree, e la raccolta delle informazioni deve seguire il flusso spontaneo che porta l’interlocutore.
Quali sono le domande da fare nel colloquio di uscita
Generalmente durante la exit interview si ripercorrere la storia del dipendente dal colloquio di assunzione ad oggi:
- cosa lo aveva coinvolto;
- quale progetto era stato prospettato;
- come è evoluta questa promessa nel tempo;
- quali sono stati i momenti di svolta;
- quali sono state le persone significative, manager e non, che hanno impattato durante il percorso in azienda.
In particolare vanno colti i momenti di disallineamento che sono stati vissuti dalla risorsa.
Importante è anche esplorare il percorso che ha condotto il dipendente verso la conclusione, sottolineando la sincera vicinanza emotiva al progetto di cambiamento.
Replicando l’intervista per tutti dipendenti in off boarding e lavorando in ottica di analisi quali-quantitativa dei contenuti, è possibile analizzare la natura del turnover dei dipendenti e definire se dovuto a casi isolati ed eccezionali o se vi sono aspetti più critici.