La digitalizzazione è ormai da anni al centro delle politiche pubbliche e dei cambiamenti aziendali. Anche nel 2023 il 78% degli HR Leader la indica come priorità assoluta (fonte: Osservatorio HR Zucchetti 2023). Eppure non sempre tutto fila liscio: molto spesso le persone lamentano scarsa conoscenza dei software, mancanza di formazione… ma soprattutto difficoltà gestionali, operative, come se la tecnologia fosse un ostacolo, e non un aiuto rispetto al lavoro.
Gestire il cambiamento significa quindi gestire le persone, stimolando partecipazione e ponendosi in ottica di ascolto attivo e costante.
Le ricerche rivelano che è proprio il capitale umano ad incontrare i maggiori ostacoli nel percorso di trasformazione. I processi di digitalizzazione, così come tutti i cambiamenti di grande portata, richiedono anche un cambiamento di mentalità, di processi e di servizi.
La digitalizzazione per esempio cambia nel profondo la concezione che ha il lavoratore rispetto alla propria mansione e alle modalità con cui l’azienda gestisce tutti i processi produttivi e i rapporti con i clienti.
Anche la digitalizzazione va quindi considerata a tutti gli effetti come un processo di change management.
Un approccio partecipato al cambiamento: rischi e benefici.
Introdurre cambiamenti tecnologici “dall’alto” ha certamente alcuni vantaggi, a partire dalla semplificazione e velocizzazione dei processi. Tuttavia dobbiamo sempre considerare alcuni rischi:
- riservare il potere decisionale solo ad alcune funzioni (tipicamente Direzione, IT, Finance) rischia di restringere il campo e non permette di vedere opportunità e pericoli molto chiari a chi si occupa di operation: la tecnologia è un mezzo, non un fine, e deve sempre essere al servizio del business,
- il processo di cambiamento non si ferma con l’introduzione del software, ma deve essere accompagnato e sostenuto in modo continuo nel tempo;
la naturale resistenza al cambiamento, unita a competenze digitali non uniformi nella popolazione, elementi che non si risolvono con alcune ore di formazione tecnica sui nuovi strumenti.
Come coinvolgere le persone nel processo di cambiamento?
Quando introduciamo nuovi software o nuovi strumenti di lavoro è quindi fondamentale coinvolgere le persone in diverse fasi:
- Prima della scelta dei nuovi software, per indagare le reali esigenze, problematiche ed eventuali differenze tra i diversi reparti, per definire esigenze comuni a tutti o specifiche per funzione. In questa fase possono essere attivate interviste a manager o figure “chiave”, focus group, surveys.
- Durante la fase di sviluppo, soprattutto nel caso in cui il software sia almeno in parte personalizzabile, per verificare direttamente con gli utilizzatori finali possibili problemi e criticità e raccogliere proposte di miglioramento. Possono essere attivati workshop di co-design o fasi pilota di sperimentazione limitata a poche persone.
- In fase di lancio, per informare tutte le persone coinvolte degli obiettivi del progetto, dei vantaggi per azienda e persone, delle fasi di sviluppo, e – se necessario – per introdurre momenti di formazione tecnica sull’uso delle nuove piattaforme – attraverso aule o webinar.
Dopo l’introduzione, per monitorare in modo costante i feedback – e tenerne conto per migliorare il sistema.
Ascolto, comunicazione, trasparenza: il ruolo di HR!
Il ruolo di HR è fondamentale per mantenere il focus sulle persone: comunicare in modo trasparente – e mantenere attiva la comunicazione anche dal basso verso l’alto – è la chiave per il successo dei processi di cambiamento e digitalizzazione.
Per questo HR può avere un ruolo fondamentale per affiancare e sostenere sia il lavoro di IT sia manager e persone nelle diverse aree di business.