Esternalizzare il servizio di payroll comporta numerosi vantaggi per l’azienda che decide di affidare la gestione dei servizi integrati alle buste paga a un fornitore specializzato in questo tipo di adempimenti, come noi di Zeta Service.Avere internamente all’azienda un ufficio buste paga spesso non è la soluzione più efficiente per il buon andamento di un processo così delicato e cruciale com’è la gestione e amministrazione del personale, anche alla luce dei frequenti cambiamenti nelle normative di riferimento.
Ma quali attività comprende di preciso il termine cappello payroll?
Significato di payroll e attività correlate
Per capire i vantaggi dell’outsourcing bisogna prima avere chiaro cosa si intende con il termine inglese payroll, entrato nel vocabolario comune anche in Italia. Tradurlo come “gestione delle buste paga” è infatti riduttivo poiché un payroll specialist si occupa anche di altri aspetti antecedenti alla creazione dei cedolini.
Assunzione e gestione anagrafica del personale
Il primo compito del payroll, preliminare a tutti gli altri, è inserire i dati dei neoassunti nel gestionale dell’anagrafica dei lavoratori. Questa fase è molto importante poiché la corretta acquisizione dei dati è funzionale alle fasi seguenti che vedremo fra poco.
Gestione assenze, presenze, permessi e ferie
I dati anagrafici raccolti in fase di assunzione sono integrati con il sistema gestionale delle presenze, un aspetto delicato e complesso soprattutto in certe aziende dove, per numero di dipendenti o tipologia di organizzazione del lavoro, sono previsti:
- Lavoro su turni
- Straordinari frequenti
- Giornate di riposo flessibili
- Assenze tutelate, congedi e malattie
Se il rilevamento delle presenze può essere automatico grazie ai sistemi di timbratura, l’apporto umano del team di payroll specialist resta comunque fondamentale quando si tratta di gestire ferie, sostituzioni, assenze per malattia.
Elaborazione delle buste paga
L’elaborazione dei cedolini e delle buste paga è l’attività principale del servizio payroll. Grazie al supporto di programmi informatici integrati con i database di rilevazione presenze, creare il cedolino paga è apparentemente semplice. In realtà è il personale payroll che dovrà:
- Controllare i compensi
- Procedere alla contabilizzazione
- Predisporre gli F24
- Procedere alle denunce previdenziali e assistenziali necessarie
- Predisporre l’invio delle denunce annuali (CU, 770, Autoliquidazione INAIL)
Perché esternalizzare la gestione del personale e delle buste paga
Il reparto aziendale delle risorse umane non ha le competenze per gestire le buste paga, perché l’amministrazione e la contabilità del personale richiedono professionalità specializzate, tempo e risorse. Si tratta infatti di mansioni ripetute ogni mese, con continue variazioni in campo normativo e fiscale.
Se l’azienda ha sedi all’estero e il numero di dipendenti è elevato, le compliance diventano ancora più complesse e la via dell’esternalizzazione può essere vantaggiosa sotto molti punti di vista.
I 5 principali vantaggi del payroll outsourcing
La complessità dei servizi di payroll e le competenze che richiedono ne giustificano e chiariscono il vantaggio dell’outsourcing. L’esternalizzazione delle buste paga e tutto ciò che serve alla loro corretta gestione significa per l’azienda:
Liberare risorse aziendali da destinare ad attività inerenti al core business;
Garantire un servizio di gestione del personale di alto valore ai propri dipendenti;
Ridurre al minimo lamentele, ritardi ed errori nell’elaborazione dei cedolini;
Avere la certezza di essere in conformità con le leggi e normative in vigore e di non incorrere in sanzioni fiscali;
Risparmiare, in termini di formazione del personale, acquisto e aggiornamento di programmi gestionali di contabilità aziendale e gestione buste paga.
Un aspetto cruciale come il payroll richiede un fornitore esterno affidabile ed esperto, in grado di offrire servizi integrati di amministrazione del personale rispondenti alle esigenze dell’azienda committente, modulabili a seconda delle necessità di outsourcing. Un partner qualificato garantisce:
- Compliance normativa e fiscale
- Payroll specialist altamente qualificati
- Gestionali all’avanguardia
- Tutela dei dati
Zeta Service, con la sua esperienza pluriennale, può aiutare la tua azienda nel processo di esternalizzazione del payroll. Contattaci per saperne di più sui nostri servizi integrati per la gestione del personale.