I luoghi dello Smart Working
Smart Working significa innanzitutto flessibilità: se un lavoratore può scegliere i tempi, i modi e i luoghi di lavoro, nel rispetto degli obiettivi prefissati, vengono a cadere molti dei vincoli tradizionalmente associati al lavoro, in nome di principi quali autonomia, fiducia, responsabilità.
Negli ultimi anni abbiamo visto la ricerca di un equilibrio tra libertà e regolamentazione: molte aziende hanno avviato i primi passi verso una diversa cultura del lavoro, pur mantenendo alcuni vincoli, soprattutto legati al luogo fisico di lavoro.
Lo Smart Working inizia dall’ufficio
Il primo spazio rimane indiscutibilmente l’ufficio: molte aziende sono tornate a chiedere una presenza costante, più o meno estesa (anche solo 1-2 giorni a settimana, o un minimo di giorni al mese).
Le aziende che intendono far propria l’esperienza dello Smart Working dovrebbero tuttavia trasformare anche gli spazi fisici. La funzione di andare in ufficio non è più quella di “dimostrare” di stare lavorando ma quella di condividere informazioni che da remoto non si riesce o non sarebbero ugualmente efficaci. Per questo sarebbe bene programmare riunioni e momenti di scambio proprio nelle giornate di co-presenza. Andare fisicamente in ufficio permette di costruire e mantenere vivo il capitale sociale aziendale: crea valore aggiunto quando diciamo “sono qui apposta per stare con” non chiudersi nel proprio ufficio o nella propria scrivania.
In questo senso i luoghi (con spazi comuni, sale riunioni, disposizione di tavoli e sedie adatte a riunioni e in misura minore al lavoro individuale) vanno in parallelo con i comportamenti che il nuovo modo di lavorare richiede.
Cosa si può fare? In vista della regolarizzazione dello Smart Working abbiamo attivato un processo di ascolto “dal basso”, in cui i collaboratori hanno potuto esprimere le loro esigenze – diverse a seconda di ruoli e funzioni – in merito agli spazi di lavoro. A questa fase di ascolto è seguito un processo di co-progettazione dei nuovi spazi in azienda.
Casa, CoWorking & Co
Se l’ufficio diventa principalmente luogo di socialità, serve invece un luogo tranquillo in cui poter lavorare con concentrazione. Per molti questo luogo resta la casa, ma non necessariamente: non sempre l’ambiente domestico consente di avere spazi, luminosità, silenzio adeguato. E non è un caso che proprio la prolungata necessità di lavorare in casa abbia messo in difficoltà molte persone, e abbia alimentato grosse differenze in termini sociali ed economici.
Gli spazi di co-working sono invece ambienti in cui non essendoci una scrivania assegnata, consentono di cogliere spunti e idee nuove. Vivere appieno questo luogo significa lasciarsi ispirare dagli altri e creare network: in questi spazi possiamo allenare un’importante risorsa, ossia l’intelligenza collettiva scaturita dall’incontro tra culture aziendali e lavorative diverse. Le contro-indicazioni riguardano – oltre al costo economico che ricade sul lavoratore – anche esigenze di privacy e segretezza dei dati usati dall’azienda; inoltre non tutti i lavori si prestano a questo “scambio creativo”, che spesso rimane solo sulla carta.
Cosa si può fare? Abbiamo facilitato gruppi di discussione all’interno dell’azienda per condividere Best Practices che non fossero “calate dall’alto” ma nella realtà geografica di riferimento, e tenendo conto dei vincoli dei ruoli aziendali. Il confronto ha reso possibile la diffusione di idee e la diffusione di meccanismi di aiuto tra colleghi che hanno facilitato la gestione di spazi e tempi.
Quale soluzione?
La soluzione sembra essere un giusto mix di diversi spazi: che siano uffici “Smart”, case private o altri luoghi, è importante costruire diversi spazi per le diverse esigenze.Il confronto con i colleghi, l’isolamento necessario per call e riunioni, la tranquillità per il lavoro focalizzato, la possibilità di “staccare” e fare pausa in modo adeguato, le disponibilità tecnologiche… tutto in relazione alle diverse tipologie di lavoro.
Nelle vostre aziende come fate? I vostri uffici sono davvero “Smart”? Avete previsto soluzioni diverse per i diversi ruoli e uffici o “imponete” le stesse regole a tutti?
Non è raro che anche dopo anni di Smart Working molti collaboratori siano in difficoltà nella gestione di tempi e spazi: quanto sanno essere flessibili le persone nelle vostre aziende?