Digitalizzazione dei processi, digital mindset e centralità delle persone: una nuova sfida per il futuro delle aziende italiane

Digital transformation, come sta cambiando il mondo del lavoro?

Il Coronavirus e la conseguente gestione dell’emergenza sanitaria in tutto il mondo hanno accelerato il processo di trasformazione e digitalizzazione del lavoro: un cambiamento senza precedenti che a detta di molti ha portato al “più grande esperimento sociale della storia”.
Secondo un’indagine di Infojobs, l’emergenza Covid19 ha portato il Paese a utilizzare la modalità di lavoro in smart working in maniera massiccia: il 72% delle aziende italiane, infatti, in tempi brevi ha permesso ai collaboratori di proseguire il lavoro da remoto. Tuttavia, non tutti i tipi di attività o business possono essere svolti in smart working, i dati infatti ci dicono che i lavoratori italiani in smart working siano stati in questi ultimi tre mesi solo il 15% del totale, mentre la parte restante della forza lavoro è rimasta a casa senza reddito (45% dei rispondenti, percentuale che sale al 50% per le donne), oppure in ferie o in congedo (25%), e che un restante 13% si è recata ancora sul luogo di lavoro, senza nessuna modifica alle modalità di prestazione del servizio.
Alla luce di questi dati, la sfida dei prossimi mesi sarà capire come l’economia e le imprese usciranno dalla crisi, quali differenze emergeranno tra le grandi imprese multinazionali e le medie imprese e, soprattutto, come sfruttare al meglio le risorse digitali per permettere a tutte le imprese italiane, anche quelle che non hanno i mezzi delle multinazionali, di restare al passo.

Digitalizzazione dei processi di lavoro: cos’è e di cosa si tratta?

Già da anni si parla di come cambiano i modelli organizzativi delle aziende, e come le tecnologie trasformino il rapporto delle persone con il lavoro. Una ricerca di McKinsey del 2018 evidenzia come la digitalizzazione stia cambiando il mondo del lavoro nel giro di pochissimi anni. Ma cosa significa digitalizzazione in ambito lavorativo?

Digitalizzare, per definizione, significa semplificare e risparmiare utilizzando la tecnologia con soluzioni diverse a seconda delle proprie necessità, dunque abbandonare strumenti tradizionali e analogici con l’obiettivo di snellire flussi di lavoro e automatizzare attività e procedure, siano esse legate alla produzione e alla distribuzione di prodotti e servizi, al marketing e vendite, al customer care, siano esse pertinenti all’ambito della gestione documentale del materiale amministrativo, contabile e fiscale.

Il lavoro fisico e manuale dovrebbe vedere una riduzione in ore lavorate dell’11% (negli Stati Uniti) e addirittura del 16% in Europa occidentale. Una simile decrescita riguarda le attività che richiedono competenze cognitive di base (-14% e -17%).
Secondo lo stesso report, dovrebbero crescere in modo significativo alcune tipologie di lavoro:

• I lavori che richiedono competenze cognitive avanzate: analisi di testi e scrittura, analisi statistica, pensiero critico, capacità di elaborare informazioni complesse;
• I lavori che richiedono un alto livello di Soft Skills emotive e cognitive: comunicazione, negoziazione, empatia, l’abilità di imparare continuamente e di essere adattabile a diverse situazioni e compiti (“Agility”), la capacità di interagire con gli altri e facilitarne il lavoro;
• I lavori che richiedono competenze tecnologiche molto avanzate: i lavori legati all’IT, alla Data Analysis, all’ingegneria e alla ricerca in campo tecnologico.

La richiesta per questo tipo di competenze si dovrebbe tradurre, secondo lo studio, in un aumento tra il 7% e il 9% nel mondo del lavoro. La digitalizzazione stava già accelerando questo processo, e il 2020 potrebbe portare un ulteriore scatto verso questo nuovo mondo del lavoro.

Vantaggi della digitalizzazione delle imprese: perché è un’opportunità?

Tra i vantaggi della digitalizzazione, come abbiamo già detto in questo approfondimento sullo smart working, c’è anche la dematerializzazione dei luoghi fisici e la possibilità di pensare un unico ambiente lavorativo (non più legato al solo contesto fisico dell’ufficio) fruibile a distanza, al fine di trasformare i processi dell’azienda per renderla cliente-centrica, collaborativa, multicanale, flessibile, trasparente, aperta alla sperimentazione e basata su dati condivisi.
Per sfruttare al massimo questi vantaggi, è necessario considerare tutti i modi in cui la digitalizzazione influisce sul mondo del lavoro. Deloitte ha identificato nel 2018 sette “Disruptors”, fattori di cambiamento epocale e senza precedenti, che trasformano il mondo del lavoro e possono rappresentare grandi opportunità.

I primi fattori di cambiamento riguardano il campo della tecnologia:

• La tecnologia digitale è ovunque, e permea ogni aspetto non solo del nostro lavoro, ma della nostra vita: non è più necessario un ufficio fisico perché le persone abbiano a disposizione i migliori strumenti digitali;
• La tecnologia è sempre più a buon mercato: ogni azienda può dotarsi di sistemi digitali molto avanzati con investimenti economici ridotti;
• La quantità di dati generati aumenta in modo esponenziale, rendendo possibili modelli di analisi e di gestione basati su Big Data;
• La tecnologia cambia il tipo di lavori che saranno richiesti nel futuro: come abbiamo visto in precedenza, le competenze richieste si sono completamente modificate.

Ci sono poi tre fattori che riguardano le persone, e coinvolgono direttamente la gestione delle risorse umane:

• Il cambio generazionale: i millenials e le generazioni più giovani diventano la forza dominante nel mondo del lavoro;
• Assumono sempre più importanza i lavori da freelance, a tempo o legati a un progetto. Anche tra i dipendenti, i team sono più fluidi, e il modello di controllo gerarchico funziona sempre meno;
• Le competenze tecniche diventano obsolete molto rapidamente, ed è necessaria una formazione continua, e la capacità di apprendere sempre nuove competenze nel tempo.

Voucher per la digitalizzazione, i contributi utili alle aziende nel post Covid19

A sostegno del processo di digitalizzazione del lavoro, sono state intraprese delle misure specifiche. Quella dei voucher per la digitalizzazione è una misura agevolativa per le piccole e medie imprese che prevede un contributo, tramite concessione di un “voucher”, per l'adozione di interventi di digitalizzazione dei processi aziendali e di ammodernamento tecnologico.
Questa misura è stata adottata con il decreto interministeriale 23 settembre 2014, e finanzia l'acquisto di software, hardware e/o servizi specialistici che consentano di:

• migliorare l'efficienza aziendale;
• modernizzare l'organizzazione del lavoro, mediante l'utilizzo di strumenti tecnologici e forme di flessibilità del lavoro, tra cui il telelavoro;
• sviluppare soluzioni di e-commerce;
• fruire della connettività a banda larga e ultralarga o del collegamento alla rete internet mediante la tecnologia satellitare;
• realizzare interventi di formazione qualificata del personale nel campo ICT.

Ciascuna impresa può beneficiare di un unico voucher per la digitalizzazione dei processi aziendali di importo non superiore a 10 mila euro, nella misura massima del 50% del totale delle spese ammissibili.

Riorganizzare e digitalizzare il lavoro, l’importanza dell’HR

La trasformazione del mondo del lavoro nonché la sua digitalizzazione, riguarda temi in cui è pienamente coinvolta la HR. Ma cosa può fare la funzione HR? È utile richiedere una consulenza HR con l’obiettivo di digitalizzare i processi di lavoro? Quali sono le attività di digitalizzazione che richiedono l’intervento della funzione HR?
Trasformare l’organizzazione aziendale in un’ottica smart, infatti, riguarda non solo la digitalizzazione degli strumenti di lavoro, ma anche altre responsabilità, tra cui:

• cambio di mindset;
• scelta dei sistemi digitali realmente utili all’azienda;
• cambiamento sia nei processi di selezione e recruiting, sia nei percorsi di crescita all’interno dell’azienda, mettendo al centro le competenze che saranno più importanti nei prossimi anni;
• cambiamento del rapporto delle persone con l’organizzazione: mutano i rapporti tra capo e collaboratore, i rapporti tra colleghi, l’engagement e il senso di appartenenza all’azienda.

Digitalizzazione delle aziende, come cambia la funzione risorse umane?

Le competenze nel mondo del lavoro sono radicalmente cambiate: mentre un tempo le competenze potevano durare per un’intera carriera, oggi la media è molto più bassa. Secondo una ricerca Deloitte del 2018, la durata di una competenza nel mondo del lavoro è passata dai 30 anni a 6 anni.
Per affrontare le nuove sfide del futuro, le aziende dovrebbero cominciare a guardare anche all'interno, senza affidarsi solamente alla selezione di nuovo personale. Ecco quindi che si parla di skilling, e quindi della formazione dei già dipendenti per avere 'nuovi' lavoratori qualificati. In questo modo, non c'è più la necessità pressante di assumere nuove risorse, e si fidelizzano i dipendenti. Affinché tutto questo sia possibile, ovviamente, è necessario assumere solo persone disposte a imparare e a progredire, e che guardino con entusiasmo alla possibilità di sviluppare nuove competenze. In alcuni casi, invece, si ha a che fare con dei profili lavorativi precocemente divenuti obsoleti. La soluzione migliore, in questo caso, è adottare una politica di 'reskilling', puntando a insegnare loro quanto necessario per occuparsi di nuove attività.

Valorizzare i talenti già presenti in azienda con l’upskilling

Con il termine upskilling, infine, si indicano tutte quelle attività formative tese a far crescere le competenze dei singoli dipendenti nel loro medesimo ruolo, per farli diventare i leader di domani. In questo caso si rende necessario individuare le risorse con il potenziale maggiore e offrire loro la possibilità di fare un salto di carriera.   

Consigli per le aziende italiane: quali sono le priorità per le medie imprese?

In tempi di cambiamenti radicali delle modalità di lavoro, le aziende italiane e le medie imprese devono seguire una strada precisa, o richiedere consulenze qualificate:

1. Non pensare che la digitalizzazione sia solo questione di strumenti tecnologici: le persone vanno accompagnate verso un nuovo modo di lavorare, e bisogna tenere conto delle differenze tra chi ha più e meno competenze digital;
2. Limitarsi a spostare i flussi su digitale senza cambiare il modello manageriale. Oggi il modello legato al controllo delle persone e del loro tempo non funziona più. Le nuove parole d’ordine sono trasparenza (nelle scelte e nelle informazioni), fiducia (da dare e far crescere) e responsabilità (da sviluppare nel tempo);
3. Sapere puntare sulle persone, sulla loro adattabilità e sulle loro capacità di gestione del cambiamento.

Per far sì che la digitalizzazione di un’impresa abbia inizio, è necessario utilizzare precisi strumenti di amministrazione del personale e investire nel valore delle persone, quindi:

• Investire sulla formazione continua delle persone, sia sulla formazione tecnica (digital skills) sia sul mindset (soft skills) sia sulla collaborazione tra colleghi (reverse mentoring);
• Creare gruppi di lavoro trasversali a più team, più funzioni, e fare in modo che le persone (manager e collaboratori) possano parlare e scambiarsi esperienze e soluzioni.

Oggi, le nuove sfide dell’HR del futuro sono dunque:

• attirare talenti e selezionare chi ha le competenze tecniche utili nell’immediato, pensando a un rapporto di lavoro a breve termine;
• selezionare persone che abbiano il giusto mindset per imparare nel tempo nuove skills e nuovi lavori, cercando persone flessibili e con alta capacità di apprendimento e adattamento;
• creazione di programmi di formazione continua sulle soft skills in ottica di skilling, reskilling e upskilling.