Smart Working: significato e definizione del lavoro agile

Cos’è lo smart working?

Per definire lo smart working e comprenderne il significato, bisogna parlare di un modo completamente nuovo di organizzare gli spazi di lavoro e vivere serenamente le attività operative, con l’obiettivo di permettere al lavoratore di raggiungere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata (cosiddetto work-life balance). I vantaggi sono significativi sia per il lavoratore sia per l’azienda che, adottando modelli organizzativi flessibili e agili, risulterà più attrattiva agli occhi di giovani talenti, aumentando al contempo il livello di engagement delle persone. Non è da meno il vantaggio in termini di impatto ambientale: una sola giornata di lavoro in smart working alla settimana, infatti, può far risparmiare in media 40 ore all’anno di spostamenti, determinando una riduzione di emissioni di CO2 pari a 135 kg per dodici mesi.

* (fonte Osservatorio del Politecnico di Milano)

Cosa significa adottare un modello di smart working in azienda?

Lo smart working rappresenta per le aziende una rivoluzione copernicana. Rompe le logiche del lavoro per come lo conosciamo, legate alla presenza e al controllo come strumenti di guida, spostando i KPI della produttività sul risultato e sulla qualità del lavoro.

Sebbene ormai tutti ne richiamino l’utilità, nel momento in cui viene tentato un approccio agile al lavoro, questo si scontra con fraintendimenti e resistenze sul piano manageriale e culturale. Ciò fa sì che, al di là delle buone intenzioni, le criticità per progetti di Smart Working siano dietro l’angolo.

Il lavoro da remoto – o smart working - deve essere adeguatamente organizzato e supportato da un punto di vista di cultura organizzativa. In particolar modo è possibile adottare un modello maturo di lavoro agile seguendo alcuni princìpi fondamentali e definendo regole di gestione chiare:

• Lavorare per obiettivi: è importante e fondamentale costruire nel tempo e con una consulenza esperta un cambiamento della cultura organizzativa aziendale e degli stili manageriali per favorire adeguatamente il passaggio dall’idea del “lavoro per ore” a quella di “lavoro per obiettivi”;
• Flessibilità nella gestione degli orari di lavoro per superare la necessità di una postazione fissa, entro i limiti prestabiliti dell'orario di lavoro giornaliero e settimanale sanciti dalla legge e dalla contrattazione collettiva;
• Fornire e padroneggiare tecnologie e strumenti che possano supportare le persone nella gestione del lavoro da casa o da remoto, garantendo lo svolgimento dell’attività lavorativa e la collaborazione tra persone dislocate in spazi di lavoro diversi;
• Adeguamento degli spazi fisici di lavoro, in modo che possano supportare le diverse esigenze delle persone che si recano in ufficio: alle postazioni fisse si sostituiscono ad esempio scrivanie libere, in cui le persone possono organizzare team di lavoro diversi a seconda dei progetti; inoltre diventano più importanti gli spazi comuni, che favoriscono dialogo e scambio. Le aziende adottano al loro interno alcune logiche e regole tipiche degli spazi di Co-Working.
• Sicurezza sul lavoro e smart working: entrambe le parti, azienda e collaboratori, sono coinvolte nell’attuazione delle norme di prevenzione e sicurezza sul lavoro.

Come funziona lo Smart Working e per chi è pensato?

Le aziende che hanno intenzione di consentire o implementare lo smart working devono necessariamente pensare in modo strategico per una corretta gestione delle criticità operative, così da ottimizzare i processi di lavoro e la collaborazione tra le persone.

Esistono alcuni fattori critici di successo che devono essere monitorati:

• la costruzione di una Sponsorship interna diffusa: lo Smart Working non riguarda solo alcune persone in azienda, ma cambia il modo di lavorare di tutti, dagli smart worker ai colleghi ai manager;
• La progettazione di una solida fase pilota, che consenta di individuare opportunità e problematiche specifiche per l’azienda, e il superamento di criticità operative;
• Lo sviluppo delle competenze trasversali (soft skills) che il lavoro agile richiede a tutti gli attori del processo, lavoratori coinvolti e loro responsabili.

Il primo passaggio per consentire lo smart working in azienda è una consulenza HR adeguata, un passo importante e funzionale per arrivare a una prima redazione di un progetto di Smart Working da presentare al manager o al datore di lavoro per ricercare e creare un diffuso consenso.

In questa fase di set-up vengono definiti:

• Analisi della richiesta e reason why dello smart working (cosa fare, perché farlo, quando attuarlo, chi ne beneficia, come e dove farlo);
• Individuazione delle criticità, delle resistenze psicologiche e organizzative, nonché delle soluzioni per superarle;
• Individuazione delle competenze distintive per gli smart workers (capacità di mantenere il focus e di gestire il tempo, la capacità di relazionarsi a distanza, gestire il rischio di sovraccarico, padroneggiare i nuovi strumenti di lavoro, fiducia e responsabilizzazione, capacità di problem solving);
• KPI di misurazione e monitoraggio del progetto: agli obiettivi tradizionali (quanto tempo si lavora, quante unità vengono prodotte, indici di soddisfazione di collaboratori e clienti) se ne affiancano altri (ad esempio innovazione e nuove forme di organizzazione del team e delle riunioni, flessibilità mentale e comportamentale delle persone, forme di presenza “alternative” e misurabili anche in “assenza” fisica).
• Scelta degli elementi alla base dell’accordo individuale delle modalità di smart working. Ad esempio, l’accordo tra le parti permette di stabilire quanti giorni di lavoro in smart working sono consentiti dall’azienda. In linea di massima, e per la maggior parte dei casi, oggi in Italia ci sono aziende che consentono il lavoro agile fuori dall’ufficio per uno o due giorni a settimana. La quantità di tempo di lavoro da remoto può dipendere anche dal ruolo ricoperto o da esigenze specifiche. L’argomento, sempre più al centro dell’attenzione anche in Italia, è delicato e importante, e non può dunque essere lasciato al caso e all’improvvisazione.
• Piano di comunicazione integrato;
• Pianificazione delle attività e dei processi di misurazione e calendario operativo

Smart working, gli esempi utili per applicarlo

Alcuni esempi di azioni di supporto allo Smart Working, utili per preparare l’azienda e le persone che la vivono a avviare efficacemente il lavoro agile, possono essere:

1. Comunicazione interna tramite comunicati, infografiche, Training Pills su significato e spiegazione delle regole dello smart working;
2. Training e meeting sulle competenze digitali da acquisire, laboratori esperienziali incentrati sulle soft skills degli smart workers e training sulla trasformazione digitale del lavoro;
3. Group coaching di funzione e incontri tra manager e collaboratori per la soluzione di eventuali problemi organizzativi;
4. Piano strutturato di comunicazione interna come supporto di una nuova cultura legata allo smart working;
5. Reverse mentoring per lo sviluppo delle competenze digitali con il supporto delle giovani generazioni presenti in azienda.

È poi indispensabile che l’azienda adotti strumenti di monitoraggio e analisi dei risultati successivamente all’applicazione dello smart working, come:

• Condivisione dell’andamento degli obiettivi e dei KPIs definiti in fase di avvio;
• Raccolta dei risultati mediante survey online, interviste mirate, focus group.

Lo smart working è pensato come un’evoluzione culturale tesa al miglioramento della vita delle persone, partendo dalla consapevolezza di poter svolgere l’attività lavorativa anche senza una postazione fissa. Indubbiamente, il lavoro agile è una modalità estremamente inclusiva perché permette e favorisce l’assunzione di lavoratori con particolari esigenze di flessibilità per motivi di salute o per esigenze familiari, come i neogenitori.

Vantaggi dello smart working: il punto di vista delle aziende e del lavoratore

Smart working sì o no? Quella del lavoro agile è una rivoluzione culturale, una sfida al passo con le esigenze attuali delle aziende e dei lavoratori da più punti di vista. La libertà di scegliere il luogo in cui lavorare, superando un vecchio retaggio culturale che associa la produttività alla presenza fisica in ufficio, è un vantaggio sia per le aziende, che hanno la possibilità di rendere più efficienti le attività e i costi di gestione ad essa legati (puntando su soluzioni in condivisione, come il co-working) sia per le persone, che hanno la possibilità di conciliare le esigenze personali con il lavoro attraverso una modalità di organizzazione del lavoro flessibile.

Dal punto di vista del lavoratore, lo smart working rappresenta un’importante occasione di miglioramento del work-life balance, dunque una risposta concreta alla ricerca di un equilibrio sano tra lavoro e vita privata, chiave necessaria per ridurre lo stress ed essere più produttivi e soddisfatti. Sono i numeri dell’ultima ricerca dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano a dirlo: stando ai dati presentati a ottobre 2018, ad oggi sono circa 480.000 i dipendenti che usufruiscono dello smart working, un numero importante che segna una crescita del 20% rispetto all’anno precedente. Di questi, il 39% si sente più soddisfatto per quanto riguarda l’organizzazione del lavoro (rispetto al 18% dei lavoratori tradizionali), mentre il 40% trova migliore il rapporto con colleghi e superiori (dei lavoratori tradizionali, invece, solo il 23% ha espresso parere positivo).

Dall’altro lato, lo smart working ha numerosi vantaggi per l’azienda: sono sempre di più le grandi imprese che vedono il lavoro agile come un requisito fondamentale per mantenersi competitivi, riducendo tra l’altro i costi legati alle sedi aziendali e alla gestione delle stesse (si pensi ad esempio alle spese legate al consumo energetico degli uffici per l’illuminazione, la climatizzazione invernale ed estiva), nonché delle spese di mensa e pulizia. Secondo un’indagine condotta da InfoJobs, entro il 2020 le aziende italiane che consentiranno lo smart working saranno il 51%: ad oggi, il 12% delle aziende che hanno attivato il lavoro agile coinvolge tutte le persone impiegate in varie aree funzionali. Per le aziende, questo nuovo approccio rappresenta una leva strategica per attrarre e trattenere talenti in azienda. Secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano i benefici e vantaggi economico-sociali dello smart working sono notevoli:

“Si può stimare un incremento di produttività del 15% per lavoratore, una riduzione del tasso di assenteismo pari al 20%, risparmi del 30% sui costi di gestione degli spazi fisici grazie al ripensamento degli spazi di lavoro, mentre l’80% dei lavoratori ritiene di aver migliorato il proprio work-life balance."

Oltre a favorire una maggiore autonomia e responsabilità delle persone nella gestione dei tempi di lavoro e nel raggiungimento dei risultati potenziando la fiducia del datore di lavoro e dei manager, nell’ottica di un ripensamento globale innovativo del ruolo dei lavoratori in azienda e dell’organizzazione delle attività, alcuni casi studio analizzati hanno dimostrato che lo smart working:

• riduce il tasso di assenteismo per malattia del 20%;
• consente un risparmio del 30% sui costi di gestione degli spazi fisici;
• riduce indirettamente l’impatto ambientale facendo risparmiare in media 40 ore all’anno di spostamenti, comportando una riduzione di emissione di CO2;
• Aumenta la produttività del 15% per lavoratore.

Aziende tradizionali e organizzazioni agili

In tempi di rivoluzione digitale, la riorganizzazione del lavoro risulta essere una priorità. L’Osservatorio HR innovation practice ha analizzato in quest’ottica 187 società, di cui il 67% con oltre 1000 lavoratori distribuiti in 5 settori diversi tra digital, finance, manifatturiero, pubblica amministrazione e servizi. Quasi un’azienda su due ha individuato come principale sfida il cambiamento e la riorganizzazione dei modelli di lavoro (45%), mentre il 41% di queste sosterrebbe l’urgenza di uno sviluppo delle competenze digitali, dell’employer branding e dell’attrazione dei clienti. La differenza tra organizzazioni agili e aziende tradizionali è già importante: si stima che nelle prime le persone motivate e con maggiore engagement siano l’85%, quasi il triplo rispetto alle seconde, che raggiungono il 31%. Cambiare il modo di vivere delle persone, rimetterle al centro, permettere un sano equilibrio tra vita privata e lavoro significa renderle motivate e dunque ingaggiate, più consapevoli e più orientate al raggiungimento degli obiettivi e dei risultati aziendali. Alla base di questa esigenza, però, deve esserci la necessità di ripensare la people strategy dell’organizzazione in modo coerente, valorizzando le competenze e trasformando la leadership, senza lasciare spazio all’improvvisazione.

Smart working in Italia, il modello Eleva

In sostanza, per introdurre lo smart working in azienda è fondamentale lavorare con una visione d’insieme, considerando organizzazione e modelli manageriali, flussi di lavoro, strumenti tecnologici, resistenze psicologiche, oltre che aspetti normativi: ELEVA - business unit di Zeta Service dedicata agli interventi di sviluppo organizzativo e di valorizzazione delle persone in azienda– offre supporto alle imprese con specifici interventi di analisi e monitoraggio della salute organizzativa, con l’obiettivo di adottare strategie strutturate utili a creare una cultura della valorizzazione, dell’orientamento alle persone e del benessere in azienda. Lo smart working è indubbiamente una di queste: portare il modello del lavoro agile (dunque una nuova cultura manageriale e un’innovativa idea di leadership) nella cultura e nelle persone è una delle più grandi urgenze delle organizzazioni contemporanee. Per farlo serve metodo, organizzazione, analisi e gestione virtuosa delle criticità operative e delle possibili soluzioni.

Eleva affianca le imprese nell’introdurre progetti di Smart Working sostenibili nel tempo:

• nel predisporre un piano d’azione coerente con la realtà organizzativa;
• nel definire i nuovi modelli di gestione manageriale, nuovi obiettivi quantitativi e qualitativi coerenti, e nel preparare le persone a cambiamenti nelle dinamiche tra colleghi e nei rapporti tra capo e collaboratore;
• nell’organizzazione di una fase pilota, strutturando momenti di ascolto della popolazione attraverso survey, questionari, focus group;
• nel preparare e affiancare le persone a un nuovo grado di autonomia e responsabilità personale nell’affrontare eventuali criticità dovute a nuovi strumenti tecnologici, lavorando sulle competenze trasversali (soft skills) e su un alto grado di consapevolezza rispetto a ruolo e obiettivi.

Legge sullo smart working: definizione ufficiale e regole di organizzazione

Lo smart working, o lavoro agile, è un nuovo modo di collaborare e organizzare il lavoro che permette alle persone – previo accordo tra le parti interessate, ovvero lavoratore e azienda - di godere di flessibilità e autonomia senza precisi vincoli di orari e spazi, grazie all’uso di appositi strumenti tecnologici utili allo svolgimento dell’attività lavorativa, a fronte di una responsabilizzazione individuale con l’obiettivo di operare per obiettivi e risultati. Le attività di smart working sono finalizzate a promuovere la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro delle persone. La legislazione italiana ha dato una definizione di smart working che aiuta a comprenderne il significato in termini pratici:

“Lo smart working – o lavoro agile – è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell'attività lavorativa.”

La legge sullo smart working definisce le misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e tutte quelle misure che favoriscono e supportano l'articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato. La legge 81 del 22 maggio 2017 stabilisce le modalità e le regole che permettono l’applicazione del lavoro agile in azienda. Il testo legislativo permette di capire com’è regolato lo smart working sia dal punto di vista del lavoratore che dal punto di vista dell’azienda. Come funziona?

1. L’accordo sulle modalità di applicazione del lavoro agile viene stipulato tra azienda e lavoratore in modo da disciplinare l’esecuzione delle attività lavorative fuori dall’ufficio, compresi i tempi di reperibilità e riposo, dunque il diritto alla disconnessione;
2. Le misure per la promozione della conciliazione dei tempi di vita e lavoro per le persone sono stabilite dalla normativa in vigore, che consente di mettere in atto misure volte a sperimentare lavoro agile senza penalizzazioni economiche e di progressione di carriera, promuovendo le risorse e gli strumenti a disposizione del lavoratore, mediante lavoro per obiettivi misurabili dall’azienda.

Smart working e sicurezza sul lavoro: cosa c’è da sapere

Il datore di lavoro è tenuto a garantire la salute e la sicurezza del lavoratore che svolge la prestazione in smart working o lavoro agile mediante un'informativa scritta consegnata al rappresentante dei lavoratori che individua i rischi generali e specifici relativi alla modalità di esecuzione del lavoro. Allo stesso tempo, il lavoratore che usufruisce della modalità di lavoro in remoto deve tener conto delle misure di prevenzione stabilite dall’azienda per evitare rischi connessi all’esecuzione del proprio lavoro anche fuori dall’ufficio.